Fall­auf­gabe : Orga­ni­sa­tion - Expansion eines Medi­zi­ni­schen Versor­gungs­zen­trums; Die Geschäfts­pro­zess­op­ti­mie­rung; Das virtuelle Team. P-ORGAS01-XX1-K03

Fallaufgabe:

„Organisation“

P-ORGAS01-XX1-K03

Inhaltsverzeichnis

Einleitung S. 3

Aufgabe 1 – Expansion eines Medizinischen Versorgungszentrums S. 3

Aufgabe 2 – Die Geschäftsprozessoptimierung S. 7

Aufgabe 3 – Das virtuelle Team S. 10

Literaturverzeichnis S. 13

Abkürzungsverzeichnis S. 13

Abbildungsverzeichnis S. 13

Einleitung

In einer nordischen Kleinstadt wurde ein modernes, medizinisches Versorgungszentrum (MVZ) gegründet. Die Leitung bemerkt schnell, dass die Heilbehandlungen für Krankengymnastik und Massagen in den wenigen Räumen kaum effektiv angeboten werden können. Außerdem müssen die Patienten sehr lange auf Termine warten. Da in direkter Nähe Räumlichkeiten zur Verfügung stehen, überlegt das Team des MVZ zu expandieren.

Aufgabe 1 – Expansion eines Medizinischen versorgungszentrums

Die Expansion ist das Nachbargebäude stellt sowohl Kosten- als auch Nutzenvorteile für das bestehende MVZ dar. Die Geschäftsführung möchte allerdings, dass das MVZ trotz der räumlichen Distanz ein Team bleibt. Die organisatorischen Zielsetzungen für die Expansion lauten daher:

1. Die Expansion bedeutet Erweiterung des Angebotsspektrums,

Wettbewerbs- und Leistungsfähigkeit (vgl. Freimuth, 2007, S. 26),

Patientenbindung und schnellere Terminvergaben.

2. Mithilfe eines ausgebildeten Angebots werden wirtschaftliche Vorteile erzielt. Patienten können ambulant und interdisziplinär behandelt werden.

3. Die positive Arbeitskultur bleibt erhalten.

4. Das bereits bestehende Gebäude und die neuen Räumlichkeiten werden als ganzes Unternehmen betrachtet. Das gemeinschaftliche Team bleibt bestehen.

5. Werte, Qualität und Prozesse sind aufeinander angepasst und unterscheiden sich nicht.

6. Die Mitarbeiter werden in die Expansion, in viele Entscheidungen, in die Personaleinstellungen und die Team-Aufstellung mit einbezogen. Deren Wünsche werden berücksichtigt.

Oberstes Ziel ist, die Patienten weiterhin im MVZ zu behandeln und die Behandlungsziele bzw. -erfolge zu optimieren. Lange Anfahrtswege für die Patienten sollen außerdem vermieden werden. Ebenfalls bleibt die interdisziplinäre Arbeit so bestehen, Patienten kann beispielsweise vor Ort Blut entnommen werden und geröntgt werden, ohne lange Wege zurück legen zu müssen.

Die Zielsetzungen des Teams sind, dass sie eine Gemeinschaft bleiben, unter dem gleichen Arbeitgeber arbeiten, die gleichen Rechte, Pflichten und Arbeitsabläufe haben. Durch die räumliche Trennung sollen keine Unterschiede entstehen. Gemeinsame Teamsitzungen finden nach wie vor statt und neue Mitarbeiter werden in das bestehende Team gemischt. Dafür wird im Dienstplan ein Rotationsmodell eingeführt, in dem monatlich drei bis vier Mitarbeiter in die anderen .....[read full text]

Das Projekt, Expansion MVZ, wird in der Gruppe besprochen und ein gemeinsamer Weg wird ausdiskutiert. Alle Beteiligten des Meetings werden beauftragt, die eigenen Teams über die aktuellen Neuigkeiten zu informieren und mögliche Fragen zu beantworten. Außerdem sollen auch Anregungen der Mitarbeiter weitergeleitet werden, sodass die Mitarbeiter von Beginn an das Gefühl vermittelt bekommen, miteinbezogen zu werden und um mögliche Missverständnisse sofort aus dem Weg räumen zu können.

An diesem Modell ist die „Sandwich-Position“, die durch die Abteilungsleiter eingenommen werden, kritisch zu bewerten (vgl. Freimuth, 2007, S. 40). Die Erreichbarkeit des Geschäftsführers und die Beantwortung der Fragen kann frustrierend für die Abteilungsleiter werden.

Das strategische Vorgehen der Expansion kann folgenden Maßen geplant werden:

1. Visionen, Ziele und der Orientierungsrahmen sind zu Beginn gemeinsam festzulegen. Da es sich bei der Expansion um einen Veränderungsprozess handelt, werden in dieser ersten Phase Systemanforderungen, Rahmenbedingungen, Zeitrahmen, Ressourcen und Spielregeln festgelegt (vgl. Freimuth, 2007, S. 31). Sowohl die Mitarbeiter als auch die Organisation erhält so einen Orientierungsrahmen für die Zusammenarbeit und Projektgestaltung.

   Die daraus resultierende Transparenz führt zu Klarheit und reduziert mögliche Missverständnisse oder Konflikte. Dies kann bzw. sollte schriftlich durchgeführt werden. (vgl. Freimuth, 2007, S. 31).

2. Die Räumlichkeiten und die Ausstattung (Theke, Liegen etc.) werden vorab angefragt und ein Kostenvoranschlag wird eingeholt. Für die nächsten Schritte ist eine verbindliche Zusage notwendig. Die Ausstattung wird mit den Mitarbeitern abgesprochen und auch der Kostenrahmen ist zu Beginn fest zu legen. Dafür wird das interne Rechnungswesen/ .....

Die Bekanntgabe des Eröffnungstermins und der damit verbundene Zeitdruck, kann sowohl positive als auch negative Auswirkungen haben. Ein gutes Zeitmanagement ist erforderlich, damit keine unrealistischen Termine veröffentlich werden.

Alle Mitarbeiter werden in das Projekt integriert und die Idee der Expansion wird von allen gleichermaßen getragen. Das Vertrauen in die Führungsebene und das Vorhaben darf nicht verloren gehen, um die Identifikation und Motivation mit dem Projekt aufrecht zu erhalten. Dadurch sollen die Chancen der Expansion bestmöglich ergriffen werden.

Mögliche Schwierigkeiten/ Widerstände der Expansion:

Es könnten Schwierigkeiten bei den zu mietenden Räumlichkeiten entstehen. Wenn die Räume bereits vermietet sind, ist fraglich, ob die Expansion überhaupt möglich ist, wenn sich keine anderen potenziellen Räumlichkeiten in der unmittelbaren Umgebung befinden. Des Weiteren könnte das Budget des MVZ nicht ausreichen, um die Expansion vollständig durchzuführen. Außerdem könnten sich die Mitarbeiter überfordert fühlen, da sie neue und höhere Anforderungen und Aufgaben übernehmen müssen.

Eine zusätzliche Entlohnung könnte entgegenwirken. Dies allerdings führt zu steigenden Personalkosten, die bereits vorab eingeplant werden müssen.

Als Widerstand ist die Einstellung der Mitarbeiter zu nennen. Bei geringer oder sogar fehlender Integration in die Prozessplanung kann die Einstellung negativ sein. Die fehlende Partizipation und der Kontrollverlust führt zu Ablehnung, Verschließen und Misstrauen (vgl. Kramer-Fieger.....

Zu Beginn wird ein Anamnesebogen erhoben. Die Kriterien zur Erstellung eines neuen Bogens sind Transparenz, Einfachheit und dass dieser selbsterklärend ist. Die Patienten, unabhängig vom Alter, sollen den Bogen sofort verstehen können (sofern sie berechtigt sind diesen selbstständig zu unterschreiben). Damit die Daten besser verarbeitet werden können, wird es den Fragebogen ausschließlich in digital Form geben.

Der wird bereits vor einem Besuch an den Patienten per E-Mail oder per Link geschickt. Für Patienten, die schlecht lesen bzw. sehen können gibt es die Möglichkeit sich den Fragebogen über eine Computerstimme vorlesen zu lassen. Sollte auch die Möglichkeit nicht ausreichen, können die Patienten den Fragebogen an Tablets, die beim Erstbesuch ausgeliehen werden, mit einem Betreuer oder Begleiter ausgefüllt werden.

Die Anamnesebögen gibt es nur in digitaler Form, die dann über ein bestimmtes Computerprogramm direkt an in die Patientenakte übermittelt werden. Der Arzt kann die ausgefüllten Bögen jederzeit in jedem Behandlungsraum aufrufen und hat so immer alle relevanten Daten griffbereit. Die Planung wird vorerst als Projekt vier Wochen lang getestet und danach evaluiert, verbessert und schlussendlich bei Erfolg integriert.

Zu der Innovation gehört, dass der Arzt die Patienten nicht mehr persönlich aus dem Wartezimmer abholt. Die Patienten werden zukünftig von den Arzthelfern/ -innen aufgerufen und in das jeweilige Behandlungszimmer begleitet. Der Arzt wird dadurch nicht in unnötige, „zeitfressende“ Gespräche verwickelt und kann sich komplett auf seine Arbeit konzentrieren. Die Prozessabläufe sollen dadurch verbessert werden und zeitsparend sein.

Durch diese strukturellen Innovationen ergibt sich folgender Ablauf bei der Aufnahme eines Patienten bzw. im kompletten Behandlungsprozess:

1. Der Patient vereinbart einen Termin .....

Hat der Patient keine E-Mail-Adresse, wird darauf hingewiesen, dass der Bogen auch vor Ort an einem zur Verfügung gestellten Tablets ausgefüllt werden kann. Dafür sollte der Patient allerdings 15 Minuten vor der Terminvereinbarung in der Praxis sein.

Erscheint der Patient zur Terminvergabe persönlich, kann der Bogen sofort vorab ausgefüllt werden.

Der Prozessablauf stellt sich visuell wie folgt dar:

Terminvergabe

Patient bekannt

Patient unbekannt

E-Mail-Adresse wird erfragt.

Patient war in den letzten sechs Monaten bereits im MVZ.

Nein

Zusenden des Anamnesebogens, falls E-Mail-Adresse vorhanden.

Keine wesentlichen Veränderungen vorhanden.

Veränderungen vorhanden

Bei Erscheinen des Termins wird der Eingang der Daten kontrolliert, sonst Tablet-Vergabe. Patient wird zeitlich nach hinten geschoben, wenn der Bogen nicht schnell genug ausgefüllt wird oder zu spät erscheint.

Ja

Behandlung des Patienten

Abbildung 1 – Neuer Prozessablauf der Patientenannahme im MVZ (eigene Darstellung)

Es ist wichtig, dass das MVZ mit einem Unternehmen zusammenarbeitet, dessen Service rund um die Uhr zur Verfügung steht. Wichtige Patientendaten (wie Name, Anschrift, Vorerkankungen) sollten zusätzlich in Papierform archiviert werden. Es kann immer zu einem Server-Ausfall kommen, regelmäßige Back-Ups und externe Systeme können gegen ein solches .....