Case Task [P-ORGAS01-XX1-K03]

Fallaufgabe Organisation. P-ORGAS01-XX1-K03 0609-K03

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Case Task
Process Management
P-ORGAS01-XX1-K03

University, School

Apollon Hochschule der Gesundheitswirtschaft Bremen

Grade, Teacher, Year

2,7, 2016

Author / Copyright
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Fallaufgabe

Organisation“

P-ORGAS01-XX1-K03

0609 K03

Inhaltsverzeichnis:

1.) Expansion des MVZ ins Nachbargebäude 1

  1. Zielsetzung .1

  2. strategisches Vorgehen 1

  3. konkrete Zusammenarbeit 2

  4. erste Maßnahmen zur Umsetzung .2

  5. mögliche Schwierigkeiten, Wiederstände und Hindernisse 2

  6. Information und Kommunikation nach innen und außen 3

    2.) Geschäftsprozessoptimierung 3

    1. standardisierter Ablauf in Bezug auf den Anamnese-Bogen inklusive notwendiger Rahmenbedingungen .3

    2. Visualisierung des Ablaufs 6

      3.) Konzept für die Realisierung des virtuellen Teams .6

      1. Voraussetzung 7

      2. Zielsetzung 7

      3. Vor- und Nachteile der unterschiedlich technischen Medien 7

      4. Anforderungen an die persönliche Kommunikation 8

      5. notwendige Spielregeln .8

      6. notwendige Ausstattung 9

      7. sinnvolle zeitliche Regelungen 9

      8. vertragliche Regelungen .10

      9. sonstige Regelungen und Rahmenbedingungen 10

      10. Schwierigkeiten und Lösungsansätze .10

        Abkürzungsverzeichnis .11

        Abbildungsverzeichnis 11

        Literaturverzeichnis .12

        Aufgabe 1:

        Die notwendige Expansion der Physiotherapiepraxis von Herrn Schulze in das Nachbargebäude des Medizinischen Versorgungszentrums (MVZ) soll als Impuls für die Entwicklung der Organisation genutzt werden. Der Geschäftsführer Herr Dr. Müller sieht hier zudem die Chance grundsätzlich zu erarbeiten wie eventuelle zukünftige Expansionen integrativ gemanagt werden können.

        Im Folgenden wird das Konzept für die Expansion der Physiotherapiepraxis dargestellt.

        a) Grund für die Expansion in das Nachbargebäude ist die Auslastung der aktuellen Räumlichkeiten und Therapeuten der Physiotherapiepraxis in dem MVZ. Der Nutzen sowohl für die Ärzte, Fachärzte, Physiotherapeuten und Patienten alles unter einem Dach mit sehr guter Zusammenarbeit anzubieten soll weiterhin verfolgt werden. Deshalb konnten weder die langen Wartezeiten noch die Abwanderung der Patienten in die 30 Kilometer entfernte Kreisst.....[read full text]

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Auf der Homepage wird auf die neuen Räumlichkeiten frühzeitig hingewiesen, zunächst ohne festes Datum. Zur Eröffnung werden die Journalisten der regionalen Zeitungen eingeladen, in dem Artikel zur Expansion werden die neuen Räume abgebildet, sowie ein Foto mit Herrn Schulze, seinen bisherigen und neuen Mitarbeitern, welche alle namentlich genannt werden. Auch über die Umbaumaßnahmen kann im Vorfeld in der regionalen Presse berichtet werden, dies erzeugt Aufmerksamkeit und eine Erweiterung des MVZ’s, welches auch in Zukunft für seine Patienten da sein möchte, wird im.....

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3

Zielsetzung, zum einen wird die Leistungsfähigkeit der Organisation verbessert und zum anderen erfolgt eine Verbesserung der Qualität des Arbeitslebens. 2 Werden Arbeitsabläufe verändert, findet also eine Prozessoptimierung statt, ist es hilfreich alle beteiligten Mitarbeiter dieses Ablaufes zu involvieren. Bei diesem partizipativen Prozess werden die Betroffenen ernst genommen, einbezogen und wird deren Sachkenntnis genutzt, so wird für die Akzeptanz der Lösung gesorgt.3 Die Assistentin des Geschäftsführers eröffnet eine Projektgruppe, in der neben Frau Weiss auch die weiteren MFA’s der Anmeldung einbezogen werden.

Der Ablauf „Datenerhebung des Anamnese-Bogens vor dem ersten Behandlungstermin“ sieht wie folgt aus. Ein neuer Patient betritt das MVZ und wird an der Anmeldung begrüßt, hier wird ihm ein für den medizinischen Laien geeigneter Anamnese-Bogen ausgehändigt, mit der Bitte diesen spätestens eine Woche vor seinem ersten Termin im MVZ zurückzubringen b.....

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zeiteffizient arbeiten. Diese Prozessänderung bedeutet Mehrarbeit für das Team der MFA’s, da die Eingabe der Daten bisher durch die Ärzte erfolgte. An dieser Stelle nimmt das Prinzip des partizipativen Prozesses dem Scheitern die Überhand, denn Wissens- und Wollensbarrieren sind reglemäßig bei Veränderungsprozessen festzustellen. Wissensbarrieren entstehen vorrangig durch kognitive Hindernisse oder fehlende Kenntnisse und Erfahrungen, während Wollensbarrieren eher emotional durch Versagensängste oder auch Bequemlichkeit auftreten.4 Werden die betroffenen Mitarbeiter aktiv in den Veränderungsprozess mit einbezogen, schwinden diese Barrieren eher, als wenn ihnen jemand diese neue Aufgabe einfach vorschreibt.

Wichtig ist an dieser Stelle auch, das die betroffenen Mitarbeiter an diese neue Tätigkeit herangeführt und geschult werden, also ein Lernprozess stattfindet. Dann muss festgelegt werden, in welchem Zeitrahmen die Positionen der MFA’s rollieren sollen, so dass jede mal an der Anmeldung, im Labor oder ebe.....

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a) Neben den technischen Voraussetzungen, welche bei allen Teammitgliedern vorhanden und untereinander kompatibel sein müssen, liegt die besondere Voraussetzung auf der Auswahl des kompetenten festen Mitglieds eines jeden MVZ’s. Eine weitere Voraussetzung für ein virtuelles Team ist die Teambildung bzw. die Schaffung eines „Wir-Gefühls“, hierzu eignet sich ein persönliches Kennenlernen während einer Kickoff-Veranstaltung, die vor dem ersten virtuellen Treffen stattfinden soll und an der neben den vier festen Mitgliedern und dem Koordinator auch die vier Geschäftsführer teilnehmen.

Neben dem „Wir-Gefühl“ soll hier auch die Begeisterung sowohl für die Zusammenarbeit als auch die gemeinsame Zielsetzung entfacht werden. Voraussetzung für eine gute Teamarbeit ist die Motivati.....

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e) Folgende Spielregeln müssen bei den Videokonferenzen eingehalten werden. Für die Vorbereitung zu einer Konferenz ist es hilfreich eine Woche zuvor eine Agenda, erstellt auf Basis des Themenspeichers aller Mitglieder von dem Koordinator an alle Teammitglieder per eMail zu versenden, mit der Möglichkeit Ergänzungen vorzunehmen. So kann sich jedes Teammitglied optimal vorbereiten um die Konferenz möglichst effizient zu gestalten.

Zu der Vorbereitung gehört auch die Sicherstellung einer ruhigen Umgebung, der Raum muss gekennzeichnet sein, so dass niemand hineinplatzen kann, mögl.....


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